Votre boss vient de vous demander de planifier une soirée d’entreprise pour célébrer l’ouverture d’une nouvelle boutique à Lyon ou pour la fête de fin d’année de l’entreprise ? Bien que vous soyez ravi de cette opportunité, vous réalisez que les seuls événements que vous avez déjà planifiés datent de vos études supérieures… Ne paniquons pas, par où commencer ?
Vous trouverez ci-dessous nos 8 conseils pour assurer le succès de votre événement lyonnais :
1/ Demander de l’aide
Tout d’abord on ne s’improvise pas forcément spécialiste de l’événementiel du jour au lendemain ! Organiser une soirée d’entreprise sur Lyon ou sa région va vous demander beaucoup de temps, temps que vous n’avez peut-être pas à disposition ! Si c’est le cas, le premier conseil est de faire appel à des spécialistes, une agence d’événementiel à Lyon spécialisée dans l’organisation de soirée d’entreprise, de gala, de fête de fin d’année. Une agence événementielle vous pouvoir vous aider sur de nombreux points : le choix de la salle, les invitations, l’accueil sur place, le traiteur, etc.
Les recommandations pour concrétiser une animation soirée entreprise lyon peuvent être déterminantes dans votre choix du prestataire parfait, une agence plus créative qu’une autre peut vous proposer des activités ou des animations spéciales qui feront tout l’attrait de votre soirée d’entreprise.
2/ Les bases : il faut se poser toutes les bonnes questions !
Comprendre qui, quoi, où, où, pourquoi et combien est un bon début ! Quel est votre budget ? L’événement se tiendra dans la ville de Lyon ? Quel type de lieu répondrait à vos besoins ? Qui sont les clients externes ciblés ? Quel type d’événement les attirera ? Un cocktail haut de gamme ? Dîner d’entreprise ? Une activité interactive amusante ? Quels collaborateurs seront présents ? Quel est le but ultime ? Qui sera responsable de l’invitation des clients et de la gestion des RSVP ? Notez les réponses à ces questions avant de commencer quoi que ce soit d’autre.
3/ La date !
Une fois que la date proposée a été choisie et que vous savez que la soirée d’entreprise se passera à Lyon, vérifiez non seulement votre calendrier, mais aussi celui de votre société et l’emplacement de l’événement. Pas d’interférence avec les vacances scolaires, les ponts, les fêtes religieuses et autres événements importants qui peuvent affecter le taux de participation ainsi que la logistique d’un événement. Idéalement, vous devriez planifier votre soirée d’entreprise au moins huit semaines à l’avance, en prévoyant l’élaboration d’une liste d’invitations, l’annonce de l’événement au moins six semaines à l’avance, l’envoi d’invitations quatre semaines avant l’événement, avec des rappels deux semaines avant l’événement.
4/ L’emplacement, la salle, le lieu.
Bien que le dernier club tendance à Lyon puisse être attrayant pour accueillir votre événement, votre choix de lieu doit refléter votre cible et l’objectif commercial de la soirée d’entreprise. Tenez compte des habitudes de déplacement dans la ville où se tiendra votre événement. Par exemple, à Lyon, les salles de réception proches des lignes de Bellecour ou de l’Hôtel de ville attirent plus facilement les gens après le travail (cliquez ici pour voir une carte des meilleures salles de Lyon). Alors que si vous faites la soirée à l’extérieur du centre-ville, la plupart des gens vont prendre leur voiture, il est donc préférable d’avoir un accès facile aux autoroutes et routes principales.
5/ Invitations.
Une fois que votre liste des invités de votre soirée a été faite (une bonne règle est de prévoir un taux de chute de 30 %), les invitations devraient être envoyées aux clients environ quatre semaines avant l’événement. Si vous pouvez utiliser une plateforme d’invitations gratuite, c’est pratique, cela vous permet d’intégrer les informations des invitations et de la liste des invités, le processus des RSVP, l’enregistrement des détails importants : Est-ce que les invités peuvent amener un partenaire ou un associé avec eux ? Si c’est le cas, dites-le clairement. Fournissez-vous un service de voiturier ? Plus vous pouvez fournir d’informations pratiques et claires, plus vos clients se sentiront à l’aise pour venir à votre soirée d’entreprise !
6/ Accueil de vos invités.
Comme vous le feriez pour vous, il est important d’avoir une personne dédiée à la porte pour accueillir vos invités. Si vous enregistrez des personnes ou fournissez des badges nominatifs, assurez-vous d’avoir suffisamment d’espace dans votre entrée et votre table pour ne pas causer d’embouteillages. Vous avez un VIP présent ? Décidez à l’avance avec vos collaborateurs qui accueillera les VIP et s’assurera que tout se passe bien.
7/ La soirée d’entreprise
Présentez-vous, présentez vos invités à vos collègues de travail et présentez-les les uns aux autres. Engagez la conversation avec vos clients, mais évitez les sujets sensibles et soyez conscient des différences culturelles entre vos invités. Et le plus important : amusez-vous bien. Plus vous pouvez rendre votre événement amusant, plus vos invités seront satisfaits et susceptibles d’assister à la prochaine soirée.
8/ Suivi après la soirée d’entreprise
N’oubliez pas de faire un suivi ! Remerciez vos invités pour leur présence et envoyez un court email pour recueillir leurs commentaires. Parlez avec vos collègues et discutez de ce qui s’est bien passé et de ce qui aurait pu être différent.